System Certyfikacji Wydarzeń polega na dokonywaniu przez INFARMĘ weryfikacji planowanych wydarzeń naukowych – zjazdów, konferencji i kongresów, w których uczestniczą przedstawiciele zawodów medycznych i które organizowane są przez podmioty trzecie. Weryfikacja dokonywana jest w oparciu o kryteria wypracowane na podstawie Ustawy Prawo Farmaceutyczne oraz samoregulacji INFARMY, czyli Kodeksu Dobrych Praktyk Przemysłu Farmaceutycznego i Kodeksu Przejrzystości. Obejmują one m.in. program merytoryczny, przejawy gościnności, lokalizację wydarzenia oraz zapewnienie przejrzystości przepływów finansowych. Ocena INFARMY pomaga firmom członkowskim w podjęciu decyzji w zakresie możliwości zapewnienia wsparcia finansowego danego wydarzenia zgodnie z przyjętymi zasadami. Nadrzędną intencją jest wspieranie wydarzeń o wysokich walorach naukowo-edukacyjnych i wyeliminowanie wszelkich sytuacji, w których zaangażowanie firmy członkowskich w organizację wydarzeń może budzić wątpliwości.

System został wprowadzony przez INFARMĘ w oparciu o decyzję firm w niej zrzeszonych.

Wprowadzenie Systemu Certyfikacja Wydarzeń medycznych jest elementem samoregulacji  innowacyjnych firm farmaceutycznych i ma na celu przyjęcie spójnych zasad w zakresie wspierania inicjatyw naukowo-edukacyjnych organizowanych w Polsce, w które angażują się firmy członkowskie INFARMA.

INFARMA wprowadziła System Certyfikacji Wydarzeń, aby zapewnić transparentność i najwyższy standard etyczny wydarzeń, w których biorą udział firmy farmaceutyczne zrzeszone w INFARMIE. Zainteresowanie opinii publicznej charakterem relacji firm farmaceutycznych z przedstawicielami zawodów medycznych i organizacjami ochrony zdrowia stale rośnie. Pacjenci chcą mieć pewność, że współpraca ta jest realizowana w sposób przejrzysty i że lekarze będą zalecać stosowanie terapii wyłącznie na podstawie aktualnego stanu wiedzy i własnego doświadczenia klinicznego.

Rok 2017 był okresem próbnym, pilotażowym, w tym czasie objęto certyfikacją konkretne wydarzenia zgłoszone przez członków INFARMY. Celem tego etapu było usprawnienie funkcjonowania systemu i wdrożenie aplikacji w pełnym zakresie w roku 2018.

Od 1 stycznia 2018 r. wszystkie wydarzenia naukowe adresowane do przedstawicieli zawodów medycznych, w sponsorowanie których chcą zaangażować się członkowie INFARMA muszą obligatoryjnie przejść proces certyfikacji. Począwszy od 1 stycznia 2020 r. wynik certyfikacji jest wiążący. Oznacza to, że od tego dnia członkowie INFARMY będą mogli sponsorować organizację tylko tych wydarzeń, które uzyskały certyfikat INFARMA.

Celem twórców Systemu jest zagwarantowanie, że warunki organizacji wydarzeń naukowych odpowiadają charakterowi takich spotkań, a przez to nie budzą kontrowersji opinii publicznej. Ocena INFARMY pomaga firmom członkowskim w podjęciu decyzji w zakresie możliwości zapewnienia wsparcia finansowego danego wydarzenia zgodnie z przyjętymi zasadami.

System Certyfikacji Wydarzeń pozwala zachować pełną przejrzystość i spójność w ocenie poszczególnych wydarzeń, co pozwala wspierać wydarzenia o wysokiej jakości naukowo-edukacyjnej oraz eliminować wątpliwości dotyczące intencji stojących za ich organizowaniem.

Wprowadzenie Systemu jest jednym z elementów szerszego planu związanego z podnoszeniem poziomu etyki i przejrzystości współpracy branży farmaceutycznej z przedstawicielami zawodów medycznych. Nie ma związku z żadnymi konkretnymi wydarzeniami. Jest wynikiem konsekwentnego dążenia branży do budowania zaufania społecznego do aktywności prowadzonych przez firmy na rzecz przedstawicieli zawodów medycznych, głównie lekarzy, pielęgniarek i farmaceutów, i koncentracji na wydarzeniach, które wspierają rozwój naukowy i szerzenie najnowszych osiągnięć w dziedzinie medycyny.

Na bazie Kodeksu Dobrych Praktyk Przemysłu Farmaceutycznego oraz Kodeksu Przejrzystości, w wyniku współpracy wielu działów firm zrzeszonych w INFARMIE wypracowany został zestaw kryteriów, które są podstawą do oceny wydarzeń naukowych organizowanych przez podmioty trzecie.
Proces certyfikacji wydarzeń obejmuje trzy etapy. Pierwszym etapem jest wypełnienie przez organizatora formularza zamieszczonego na stronie internetowej systemu, który po zapisaniu automatycznie trafia do INFARMY. Następnie formularz podlega weryfikacji systemowej oraz jest analizowany przez zespół w INFARMIE. Trzecim etapem jest wystawienie opinii przez INFARMĘ.
Uzyskanie certyfikatu przez wydarzenie oznacza, że spełnia ono wymagania wynikające z kodeksów INFARMY i nie generuje ryzyka wizerunkowego dla organizatorów, uczestników oraz sponsorów.

Wszelkie działania, których celem jest podnoszenie etyki i przejrzystości relacji środowiska medycznego z branżą farmaceutyczną, są korzystne dla obu stron. Dzięki takim działaniom jak wprowadzenie systemu certyfikacji minimalizowane jest ryzyko organizacji wydarzeń, które mogą dawać podstawę do negatywnych komentarzy wobec obu stron. Pacjenci chcą mieć pewność, że współpraca ta jest realizowana w sposób przejrzysty iże lekarze będą zalecać stosowanie terapii wyłącznie na podstawie aktualnego stanu wiedzy iwłasnego doświadczenia klinicznego.

Innowacyjne firmy farmaceutyczne wspierają od lat środowisko medyczne w podnoszeniu kwalifikacji, ciągłym uaktualnianiu wiedzy naukowej i zdobywaniu dostępu do najnowszych osiągnięć w dziedzinie medycyny. Celem finansowania wydarzeń medycznych jest przede wszystkim stała poprawa sytuacji polskich pacjentów - ujednolicanie standardów leczenia i zwiększanie dostępności do innowacyjnych terapii. Jednocześnie pacjenci i opinia publiczna powinni mieć pewność co do przejrzystości relacji między branżą farmaceutyczną a środowiskiem medycznym.

Zainteresowanie opinii publicznej charakterem relacji firm farmaceutycznych z przedstawicielami zawodów medycznych i organizacjami ochrony zdrowia dotyczy wszystkich jej stron. Negatywne komentarze wpływają nie tylko na niekorzystną percepcję branży farmaceutycznej, ale również obniżają zaufanie do lekarzy, pielęgniarek i farmaceutów. Wspólne dążenie do ciągłego podnoszenia etyki i przejrzystości współpracy – między innymi poprzez takie projekty jak wprowadzenie systemu certyfikacji wydarzeń, sprzyja umacnianiu wiedzy społeczeństwa na temat naukowego charakteru relacji pomiędzy przemysłem farmaceutycznym a środowiskiem medycznym oraz maksymalizuje korzyści, jakie wynikają z tej współpracy dla rozwoju medycyny i farmacji, a tym samym poprawy opieki nad pacjentem. Przyczynia się to do wzmacniania prestiżu zawodów medycznych.

Firmy farmaceutyczne wspierają organizatorów, przekazując środki finansowe pozwalające na wynajęcie obiektów wystawienniczych, organizację sesji naukowych oraz zapewnienie uczestnikom posiłków podczas trwania wydarzenia. Osobną część środków finansowych stanowi opłata za możliwość zorganizowania sesji satelitarnych czy warsztatów, co umożliwia firmom zaprezentowanie swoich produktów lub wyników najnowszych badań. Firmy opłacają też wynajem powierzchni wystawienniczej w celu postawienia na niej stoiska promocyjnego lub punktu informacji medycznej. Poza kwotami przekazywanymi organizatorom firmy przeznaczają też środki finansowe na wsparcie udziału w wydarzeniach poszczególnych przedstawicieli zawodów medycznych: opłacenie rejestracji, kosztów podróży oraz zakwaterowania.

W ramach świadczenia zwrotnego organizatorzy wydarzeń nadają firmomodpowiednie kategorie sponsora (np. sponsor złoty, srebrny i brązowy)i upubliczniają tę informację w środowisku medycznym związanychz dziedziną, której dotyczy Wydarzenie. Logo lub reklama sponsorajest umieszczana na stronie internetowej wydarzenia, w zaproszeniach,materiałach zjazdowych, publikacjach z nim związanym oraz na teczkachlub torbach zjazdowych. Celem jest dotarcie z przekazem marketingowymi edukacyjnym do uczestników.
W zależności od typu umowy może występować zobowiązanie doudostępnienia powierzchni wystawienniczej w obiekcie, w którym odbywasię wydarzenie, oraz możliwość zorganizowania sesji firmowej.

Jednym z podstawowych obszarów współpracy firm farmaceutycznych i przedstawicieli zawodów medycznych jest wymiana wiedzy i doświadczeń na temat chorób, sposobów ich leczenia oraz konkretnych leków. Dzięki wsparciu firm farmaceutycznych lekarze, pielęgniarki i farmaceuci mają możliwość uczestniczenia w warsztatach, konferencjach czy kongresach podnoszących poziom ich wiedzy i umiejętności.
Sponsorowanie organizacji wydarzeń czy indywidualnego uczestnictwa w nim nie pociąga za sobą żadnych zobowiązań uczestników wobec firm. Osoby, którym firmy farmaceutyczne sponsorują udział w wydarzeniach naukowych, są zobowiązane do opłacenia podatku dochodowego od świadczeń, które stanowią ich przychód.

Aby zapewnić najwyższy standard etyczny wydarzeń, w których biorą udział firmy członkowskie, zrzeszone w INFARMIE, uruchomiony został internetowy System Certyfikacji Wydarzeń. Planowane przez podmioty wydarzenia, w których uczestniczą przedstawiciele zawodów medycznych, poddawane są ocenie w oparciu o kryteria wypracowane na podstawie Kodeksu Dobrych Praktyk Przemysłu Farmaceutycznego oraz Kodeksu Przejrzystości.
Przedmiotowe kryteria obejmują takie zagadnienia, jak: program, przejawy gościnności, udział osób towarzyszących oraz zapewnienie przejrzystości przepływów finansowych. Ocena INFARMY pomaga firmom członkowskim w podjęciu decyzji w zakresie możliwości zapewnienia wsparcia finansowego danego wydarzenia.

Kryteria odnoszą się przede wszystkim do samego programu wydarzenia, przejawów gościnności zapewnianych uczestnikom w jego trakcie, obiektu, w którym odbędzie się wydarzenie oraz lokalizacji geograficznej wydarzenia, jak również przejrzystości przepływów finansowych.

Dążeniem branży jest to, żeby wszystkie wydarzenia sponsorowane przez członków INFARMY miały wyłącznie merytoryczny charakter, przejrzyste przepływy finansowe oraz adekwatną do charakteru wydarzenia lokalizację, która w powszechnym rozumieniu nie będzie kojarzyć się z celem turystycznym, wypoczynkowym czy rekreacyjnym.

Zgodnie z wytycznymi INFARMY certyfikacji podlegają ogólnokrajowe, regionalne oraz lokalne wydarzenia naukowe spełniające łącznie następujące kryteria: (1) są organizowane przez podmioty trzecie (certyfikacji nie podlegają wydarzenia, których organizatorem lub współorganizatorem jest podmiot będący członkiem INFARMY), (2) są skierowane wyłącznie albo przede wszystkim do przedstawicieli zawodów medycznych, (3) zawierają co najmniej 3 godziny zegarowe wykładów merytorycznych, (4) dotyczą zagadnień z obszaru medycyny lub farmacji, związanych z leczeniem chorób lub ich zapobieganiem, bądź z zastosowaniem konkretnych produktów lub metod leczniczych albo diagnostycznych, (5) odbywają się na terenie Polski.

Certyfikacja INFARMY nie obejmuje wydarzeń poświęconych zagadnieniom około zdrowotnym, które nie mają medyczno-naukowego charakteru, np. konferencje w zakresie systemu ochrony zdrowia, farmakoekonomiki zdrowia, spotkania dla dziennikarzy, pacjentów, a także wydarzenia międzynarodowe organizowane przez zagranicznych HCO/PCO na terenie Polski.

Webinaria oraz inne wydarzenia organizowane w formie zdalnej podlegają ocenie i powinny być zgłoszone w systemie certyfikacji jeżeli spełnione są łącznie kryteria wydarzenia określone w Regulaminie Systemu Certyfikacji Wydarzeń:

1. są organizowane przez podmioty trzecie (certyfikacji nie podlegają wydarzenia, których organizatorem lub współorganizatorem jest podmiot będący członkiem INFARMY),
2. są skierowane wyłącznie albo przede wszystkim do przedstawicieli zawodów medycznych,
3. zawierają co najmniej 3 godziny zegarowe wykładów merytorycznych, niezależnie od tego czy takie wydarzenie odbędzie się w jednym dniu czy zostanie podzielone na cykle,
4. dotyczą zagadnień z obszaru medycyny lub farmacji, związanych z leczeniem chorób lub ich zapobieganiem, bądź z zastosowaniem konkretnych produktów lub metod leczniczych albo diagnostycznych,
5. odbywają się na terenie Polski.

W przypadku webinariów oraz innych wydarzeń organizowanych w formie zdalnej kryterium w zakresie obiekt i lokalizacja geograficzna nie jest weryfikowane.

Kryterium w zakresie obiekt i lokalizacja geograficzna ma zastosowanie w przypadku wydarzeń organizowanych w formule hybrydowej (mieszanej) oraz prowadzonej transmisji na żywo.

Webinaria oraz inne wydarzenia organizowane w formie zdalnej poniżej 3 godzin nie podlegają ocenie w systemie certyfikacji.

Zmiana wydarzenia na webinarium

W przypadku jeżeli wydarzenie otrzymało certyfikat, a zmienia się jego sposób organizacji na webinarium lub inną formę zdalną, informację taką należy przekazać na adres certyfikacja@infarma.pl Zmiana zostanie umieszczona w formularzu oceny wydarzenia.

Przyjęte w kryteriach określenie „siedziby organizatora wydarzenia”, należy odnosić wyłącznie do organizacji ochrony zdrowia tzn. każdego podmiotu: będącego placówką opieki zdrowotnej, organizacją medyczną lub organizacją naukową z zakresu zdrowia lub medycyny, niezależnie od jego formy organizacyjnej i prawnej, taki jak szpital, klinika, fundacja, uczelnia, inna instytucja dydaktyczna lub towarzystwo naukowe (z wyjątkiem Organizacji pacjentów) lub za pośrednictwem którego udzielane są świadczenia przez jednego lub więcej Przedstawicieli zawodów medycznych - z siedzibą na terytorium Europy.

Zakresem pojęcia „siedziba organizatora wydarzenia” nie są objęte podmioty komercyjne, zajmujące się zawodowo czy profesjonalnie organizacją wydarzeń naukowych.

Pojęcie siedziba organizatora ma zastosowanie do wydarzeń, które odbywają się do dnia 31 sierpnia 2021 roku i podlegają ocenie według dotychczasowego Regulaminu i Kryteriów.

Weryfikowane są sesje naukowe Wydarzeń, ale nie sama wartość ich treści naukowych. Analizowany jest np. czas trwania sesji. INFARMA pilnuje również, żeby elementy pozamerytoryczne były wyodrębnione z programu naukowego i nie były finansowane ze środków firm członkowskich.

Certyfikat jest zawsze pozytywny, co oznacza, że wydarzenie spełniło wymogi wynikające z kodeksów INFARMY, nie generując ryzyka wizerunkowego dla organizatorów, uczestników oraz sponsorów.

Jest możliwość przejścia ponownej certyfikacji po korekcie niezgodności ze standardami INFARMY.

Proces jest bezpłatny.

Tak. Opinie INFARMY będą dostępne na stronie internetowej systemu certyfikacji. Dotyczy to zarówno wydarzeń, które uzyskają certyfikat oraz wydarzeń, niezgodnych ze standardami INFARMY. W przypadku tych ostatnich, w sposób przejrzysty zostanie zaznaczone, w których obszarach wydarzenie nie spełniło kryteriów INFARMY.

INFARMA wystawia opinię w ciągu 5 dni roboczych od otrzymania formularza. W wyjątkowych sytuacjach proces certyfikacji może zająć 10 dni.

Ocena INFARMY pomaga firmom członkowskim w podjęciu decyzji w zakresie możliwości zapewnienia wsparcia finansowego danego wydarzenia zgodnie z przyjętymi zasadami.

W przypadku zmiany terminu wydarzenia, które otrzymało certyfikat, ponowne zgłoszenie wydarzenia do systemu certyfikacji nie jest wymagane, o ile pozostałe założenia wydarzenia pozostają bez zmian. Zmiana terminu nie wpływa na wynik certyfikacji, a numer certyfikatu pozostaje ten sam.

W celu dokonania zmiany terminu wydarzenia w certyfikacie, należy przesłać stosowną informację na adres certyfikacja@infarma.pl.

W przypadku zmiany miejsca wydarzenia, które otrzymało certyfikat, ponowne zgłoszenie wydarzenia do systemu certyfikacji nie jest wymagane, o ile pozostałe założenia wydarzenia pozostają bez zmian. Niemniej jednak miejsce wydarzenia podlega ponownej ocenie w zakresie kryterium lokalizacji geograficznej oraz obiektu. Jeżeli wynik oceny jest pozytywny, numer certyfikatu pozostaje ten sam. W przypadku niespełnienia kryterium lokalizacji geograficznej i obiektu wydarzenie nie uzyska certyfikatu.

W celu dokonania zmiany miejsca wydarzenia w certyfikacie, należy przesłać stosowną informację na adres certyfikacja@infarma.pl

INFARMA jest Związkiem Pracodawców Innowacyjnych Firm Farmaceutycznych w Polsce i reprezentuje 24 wiodące firmy sektora farmaceutycznego prowadzących działalność badawczo-rozwojową, produkujących i sprzedających leki innowacyjne.
INFARMA jest członkiem międzynarodowej organizacji zrzeszającej innowacyjną branżę farmaceutyczną –Europejskiej Federacji Przemysłu iStowarzyszeń Farmaceutycznych (EFPIA), atakże Pracodawców RP orazKrajowej Izby Gospodarczej.
Firmy zrzeszone w INFARMIE od lat konsekwentnie dążą do podnoszenia standardów przejrzystości współpracy z przedstawicielami zawodów medycznych.
Kolejnym krokiem na tej drodze jest wdrożenie Projektu Certyfikacji Wydarzeń, tak aby zarówno przejawy gościnności, jak i programy wydarzeń, które sponsorują firmy, nie budziły wątpliwości co do ich naukowego charakteru.